거래명세서 관리

마지막 업데이트: 2022년 7월 11일 | 0개 댓글
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참고: 발행일자만 기록에 체크를 하고 확인 을 누르면 계산서 항목에 날짜가 등록되나 세금계산서 관리에는 등록이 되지않는다.

거래명세서 관리

기업체나 개인과의 거래에있어서 관련증빙(영수증)수취는 크게 "법정증빙" 과 "사적증빙"으로 구분할수 있습니다."법정증빙"은 세법에서 정한 증빙으로 수취여부에 따라 가산세등 거래명세서 관리 각종제재가 뒤따르게 됩니다."사적증빙"은 세법에서는 인정을 받을수없으나 거래상대방과의 거래사실을 객관적으로 입증을 할수있으며 상거래와 관련한 각종 법적인 문제가 발생시 거래사실을 확인하는 주요증빙으로 주로 거래사실을 확인하는 "거래명세서"와 같은 "거래증빙"과 회사내부관리 목적상의 "품의서나 기안서"등 내부증빙으로 사용하는 "내부증빙"으로 구분할수 있습니다.
즉 거래명세서(표)는 법적증빙이 아니라는 점 유념하시길 바랍니다."거래명세서"라 함은 공급한자와 공급받은자의 인적사항.거래일자.거래내용.공급가액.세액.비고 등이 기재된 명세서를 말합니다. 이는 주로 고정거래처와의 거래시 이를 증명하기위해 사용을 하는 것이지요.

요즘들어 기업활동을 위해 사용되는 기업 내의 모든 인적, 물적 자원을 효율적으로 관리하여 궁극적으로 기업의 경쟁력을 강화시켜 주는 역할을 하는 통합정보 시스템(ERP)등 관리전산화(Enterprise Resource Planning)가 이루어진 경우에는 별도로 거래사실을 관리할수있으나 아직 대다수의 중소기업에서는 "거래명세서"가 거래의 내역을 기록하는 장부로서 활용되고 있습니다.

기업이 외부업체와 거래를 하게되면 "세금계산서"또는 계산서,영수증이 오고가나 일반적으로 세금계산서나 계산서,영수증에는 거래내역을 상세히 기록하는것이 불가능하므로 세부적인 거래내역이나 사실을 뒷받침 할수있도록 거래가 발생한 시점에 거래명세서를 두장(공급받는자용,공급자용)작성해서 거래물품의 수령여부를 확인하는 것입니다.

거래명세서는 거래처와의 거래사실을 확인하는 증빙일뿐이지,법적인 구속력을 갖는것은 아니므로 반드시 세금계산서나 계산서를 발행또는 수취해야 합니다. 즉 다시말하면 거래명세서는 증빙이 될수없다는 것입니다.그러므로 "거래명세서"는 거래처와의 "거래사실을 서로 확인하는 서류"라고 생각하시면 됩니다.

그러므로 회사내부관리 차원에서 거래명세표도 "세금계산서"와 같이 전표에 첨부하시는것이 실무적으로 유리할것입니다.세금계산서만으로는 거래내역이나 품목을 정확히 알수없으니까 추가로 거래명세표를 추가증빙으로 첨부하는것이 좋을듯합니다.자금이 집행될때 즉,윗분이나 사장님께 전표 결재를 받을때 윗상사분이나 사장님이 정확한 내용을 파악하여 결재를 하실수 있도록 관련 증빙을 최대한 갖추어야 한다고 생각합니다.

거래명세서 관리

Warning: include_once(./_head2.php): failed to open stream: No such file or directory in /ienrichwebsite/www/bbs/content_use.php on line 161 Warning: include_once(): Failed opening './_head2.php' for inclusion (include_path='.:/usr/local/php55/lib/php') in /ienrichwebsite/www/bbs/content_use.php on line 161

  • ① 거래 명세서를 발급하기 전에는 반드시 거래처와 품목이 등록되어 있어야 합니다.
  • ② 매출이 발생했을 때 [거래처별 거래장]에서 매출을 입력하고 바로 발급할 수 있습니다.
  • ③ 매출 입력 방법은 [거래처별 거래장]의 매출 입력하기의 방법과 동일합니다.

거래 명세서

  • ① 거래처 검색 후 거래처 선택

거래 명세서2

거래 명세서3

  • ③ 품명 입력 후 ‘찾기’ 또는 ‘Enter’로 검색

거래 명세서4

거래 명세서5

  • ⑤ 수량, 단가, 과세 구분 입력 후 저장

거래 명세서6

  • ⑥ 매출 입력 화면에서 ‘거래 명세서’ 선택

거래 명세서7

  • ⑦ ‘인쇄’ 버튼 선택
  • └ ‘그림’ 버튼을 선택하면 그림 파일로 저장할 수 있습니다.

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거래명세서 관리

정산은 크게 두 가지로 나눌 수 있다. 첫째는 배차기능에서 거래처나 차량의 배차로 인하여 발생하는 정산으로 이를 배차정산이라 한다. 이 기능은 배차관리에서 배차하면서 처리하는 정산이다. 둘째는 일반정산으로 배차와 관계없이 현금거래로 인하여 발생하는 정산이다. 주로 거래처, 차량으로 인한 인수증처리와 현금계정으로 인한 장부처리이다. 차량의 배차로 인한 정산은 위의 배차 부분에서 상세히 설명하였으니 참조하기 바라고 이 단락에서는 현금거래에 대한 일반정산을 설명하겠다. 정산에서 발생하는 업무는 인수증 처리와 세계산서 발행 그리고 거래명세서 인쇄가 대부분이다. 즉 차량을 배차하고 발생하는 인수증처리 업무와 거래처에서 발생하는 인수증처리 업무가 주이며 기타 발생한 정산내역은 추가로 등록 가능하다.

  1. 배차관리에서 입력한 정보가 그대로 정산관리 업무로 이관되어 중복 입력의 작업이 불필요하다.
  2. 배차관리에서 현금이 오간 거래(선불 및 착불 거래)는 정산관리의 장부 정산에 자동으로 이관되어 그 날 현금의 출납을 바로 확인 할수 있다.
  3. 정산업무는 주선소에서 처리하는 모든 업무를 충분히 반영하여 사용자로 하여금 쉽게 사용할 수 있도록 구성되어 있기 때문에, 간단하고 신속한 주선소의 정산업무처리가 가능하다.
  4. 계정과목을 거래명세서 관리 구성하여 장부에서 다양하게 현금출납을 처리할 수 있도록 하였고, 계정과목별 다양한 현금출납내역 작성이 가능하다.

공차정보+의 정산은 배차정산일반정산으로 구분되며 아래 화면은 일반정산업무를 처리하는 화면이다. 일반정산에서는 거래처 내역, 차량 내역을 조회하거나 추가, 수정하는 기능을 한다.

정산 메인 화면

  1. 기간: 원한는 거래 기간을 선택하면 그 기간동안 거래된 정산 내역을 조회할 수 있다.
  2. 선택: 특정 거래처 또는 차량을 선택하여 거래명세서를 인쇄하거나 정산처리 할 때 사용한다.
  3. 합계 금액: 기간동안의 입금, 출금, 미수금, 미지급금의 합계를 표시한다.
  4. 운임: 배차관리에 임력한 운임 내역을 보여준다.
  5. 자료필터: 거래처나 차량자료에서 특정구분의 차료들만 추려서 보여주는 기능을 한다.
  6. 연락처: 배차를 했을 때 화주, 차주의 연락처 정보를 보여준다. 정산을 처리할 때 각 거래처의 연락을 할 필요성이 많은데 별도로 검색을 하지 않고 연락을 할 수 있도록 보여준다.
  7. 정산구분: 거래명세서 관리 일반정산을 정산의 성격에 따른 구분해 놓은 탭 노트이다. 원하는 정산형태에 따라 탭 노트를 지정하면 그에 상응하는 정산 정보와 정산 처리를 할 수 있다. 그러면 각 항목마다 자세하게 설명하겠다.
    • 배차일보: 일일 배차일보를 검색하거나 출력할 수 있으며 기간별 배차일보를 검색하고 출력 할 수 있다. 그리고 선택 부분의 버튼을 누르면 본 지점간의 배차일보와 배차자 별로 배차일보를 출력할 수 있다.
    • 거래처 : 거래처와 주선소간의 화물운송에 의한 현금거래 정보를 조회하고 인수증에 의한 입출금 처리를 하며 거래처의 기타 거래에 대한 내역을 추가할 수 있는 기능이 포함되어 있다.
    • 차량 : 차량과 주선소간의 화물주선으로 인해 발생한 현금거래 정보를 조회하고 인수증에 의한 입출금 처리를 하며 차량의 기타 거래에 대한 내역을 추가할 수 있는 기능이 포함되어 있다.
    • 용차 : 용차배차한 거래내역을 조회하고 입출금 처리할 수 있으며 거래에 대한 내역을 추가할 수 있는 기능이 포함되어 있다.
  8. 그리드: 정산 구분 탭의 선택에 따라 정산 정보를 보여준다.
  9. 툴바: 정산에서 수행할 수 있는 기능들이 아이콘으로 나열되어 있다.
  10. 검색: 특정 거래처나 차량의 검색 또는 상차지 하차지 정보를 검색 거래명세서 관리 할 수 있다. 정산구분 탭에 따라 검색 기본 조건들이 달라진다.
  11. 옵션: 검색 조건들을 설정 할 수 있다.

거래처 정산은 배차관리에서 저장된 자료가 넘어 오는 것이 대부분이며 배차관리에서 넘어온 자료는 배차할 당시의 결제 방식에 따라 공급가액, 세액, 거래금액, 결제액, 잔액으로 구분되어 관리된다. 거래처 정산에서 하는 업무는 거래처의 미수금, 미지급금에 대한 거래내역 정산과 일반거래내역을 추가하는 일이다. 이 중 주업무는 거래처 미수금에 대한 정산처리와 거래처별 거래명세서를 출력하는 일이다.

거래처정산을 하려면 우선 정산을 하고자 하는 거래처를 찾아야 한다. 이렇게 원하는 거래처를 찾는 것을 조회라 한다. 거래처를 조회하는 방법은 거래처 리스트에서 특정 거래처를 선택하여 검색하는 방법이 있다.

거래처 리스트에서 거래처를 검색하면 정확한 거래처의 자료 검색이 가능하다. 이러한 방법으로 거래처를 검색하면 인쇄할 때 거래명세서로 인쇄가 된다. 즉, 거래명세서를 인쇄하고자 할 때에는 거래처 리스트로 검 색해야 한다.

거래명세서 인쇄는 정산관리에서 가장 핵심적인 기능이다. 화주에게 매출이 발생한 미수금이 생성되었을 때 기간 검색을 하여 청구를 할때 인쇄를 하는 필수 기능이다. 거래처 차량 다 같은 방법으로 인쇄가 가능하다 편의상 거래처에서 거래명세서 인쇄하는 방법을 설명하겠다.

팁!: 거래명세서 항목을 변경하고 인쇄를 하는 방법은 미리보기 화면의 좌측 상단 옵션을 누르면 항목을 변경하거나 위아래 위치를 옯겨 인쇄를 할 수 있다.

거래처 정산 처리방법은 거래처 자료 중 미수금, 미지급내역을 찾아(화면의 붉은색 금액은 미수금, 파란색 금액은 미지급금) 처리를 한다. 거래처 리스트로 검색하기 방법으로 정산하고자 하는 거래처를 찾아야만 정산처리를 할 수 있다.

정산처리를 했는데 잘못처리한 것을 취소하는 방법은 아주 쉽다. 기본적으로 정산처리한 내역중 1개만 선택하고 취소를 누르면 묷여 있는 자료들이 정산 창으로 보여진다. 여기서 취소버튼만 누르면 된다

  1. 잘못 처리한 정산 내역중 1개의 내역을 그리드에서 선택한다.
  2. 툴바에 정산취소 버튼을 누른다.
  3. 다음과 같이 정산처리된 내역이 정산취소 창으로 나타난다.
  4. 우측 상단의 정산취소 버튼을 누르면 취소가 된다.

차량의 정산 방법은 거래처 정산 방법과 대소동이하여 거래처 정산처리 방법을 차량에서 거래명세서 관리 적용하면 별 무리없이 가능하다. 다만 차량에서 처리하는 기능중에 인수증 등록세금계산서 등록 방법을 많이 사용하므로 이것에 대한 사용방법만 설명하겠다.

인수증 등록은 거래처, 차량, 용차 탭에서 다 가능하다. 그러나 보통 차량 배차 후 차주들이 인수증과 계산서를 보내왔을 때 처리하는 경우가 많으므로 차량 탭에서 처리하는 것이 업무적으로 유리하다.

차주다 배차완료 후 인수증을 우편으로 보내 오면 세금계산서와 같이 보낸다. 이때 인수증 등록하는 방법을 다음과 같은 방법으로 처리하면 된다.

  1. 인수증을 확인하고 배차한 날을 기간으로 지정한다.
  2. 선택란에 차량번호를 입력하고 엔터 를 누르면 차량검색 창에 차량번호가 나타난다.
  3. 원하는 차량번호를 선택하면 그 차량이 배차된 자료들이 그리드에 목록으로 보인다.
  4. 여러 목록중에 인수증과 일치하는 배차정보를 마우스로 선택한다.
  5. 툴바의 인수증 아이콘을 선택하면 다음과 같은 인수증 창이 나타난다.
  6. 인수증 받은 날짜를 변경하고 확인 을 누른다. 그러면 인수증 받기 항목에 받은날짜가 등록된다.

보통은 세금계산서도 인수증과 같이 우편으로 보내오기 때문에 인수증 등록과 세금계산서 등록은 동시에 처리한다.

세금계산서 작성한 날짜에 배차된 날을 기간으로 지정한다.

차량검색 창

선택란에 차량번호를 입력하고 엔터 를 누르면 차량검색 창에 차량번호가 나타난다.

원하는 거래명세서 관리 차량번호를 선택하면 그 차량이 배차된 자료들이 그리드에 목록으로 보인다.

여러 목록중에 인수증과 일치하는 배차정보를 마우스로 선택한다.

인수증 처리

툴바의 계산서 아이콘을 선택하면 다음과 같은 매입 세금계산서 창이 나타난다.

계산서 발행일 날짜를 변경하고 확인 을 누른다. 그러면 계산서 항목에 발급날짜가 등록된다.

참고: 발행일자만 기록에 체크를 하고 확인 을 누르면 계산서 항목에 날짜가 등록되나 세금계산서 관리에는 등록이 되지않는다.

주의!: 만약 계산서 발행을 하기위해 확인 을 눌렀을 때 사업자번호가 없는 거래처는 세금계산서를 발행할 수 없습니다. 라는 메시지가 나타난다면 차량관리에 사업자등록 정보가 없어서 계산서가 발행 안되는 현상이다. 이럴때는 사업자등록번호를 입력해야 하는데 그리드에서 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 팝업메뉴의 차량정보를 선택하면 차량관리 편집창이 나타난다. 여기서 사업자등록정보를 입력하고 계산서 등록을 진행하면 된다.

참고: 거래처도 위와같은 방법으로 매출 계산서를 발행할 수 있다.

거래명세서 관리

[엑셀강좌:58] 실무 : 견적서, 거래명세표, 세금계산서 만들기 (5:거래명세표)

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다음은 거래명세표를 만들어 보자.

거래명세표는 세무상 공식적인 자료가 된다.
견적서는 상호 거래상의 스펙과 비용을 사전에 약속하는 거래상 사적 문서라면
거래명세표는 세금계산서의 기본 증빙서류가 되므로 공적문서에 해당된다.

물론 부가세 세무 신고의 증빙이기도 하지만 재고 수불 및 거래 대금 관계의
증빙 문서이기도 하며 또한 물품 인수를 증빙하는 자료로도 쓰여 거래명세서 관리 지게 된다.

따라서 이 거래명세표의 특정 부분에 "위 물품을 정히 인수함 (인)" 의
내용이 추가 되고 물품 인수시 서명을 받으면 인수증의 역활도 되는 것이다.

거래명세표는 견적서와 같이 세부적인 스펙이 그리 중요하지 않다.
상호간에 물품 전달과 인수시 견적의 내용과 일치하는 것인가만 확인 하면 되고
거래명세표에는 그냥 단위 품목의 제목과 수량 단가 금액 세액등만 표기하면 된다.

거래명세표에는 반드시 공급자의 사업자 정보가 기재되어야 거래명세서 관리 하며
2부가 작성되어 공급자와 공급받는 자가 각 1부씩 보관하고 있어야 한다.

씨트상에는 상하 두개의 똑같은 양식이 있다.
이것을 출력해서 반으로 나눈 다음에 아무거나 내 갖고 니 주면 된다.

또 밑은 내용은 위의 각 내용과 동일하게 하였기 때문에 그림에는 위의 것만 거래명세서 관리 설명한다.
공급자 사업자 내용은 그냥 자기 업체의 사업 내역을 입력하면 된다.
이 내용은 세금계산서의 공급자 내용에 그대로 들어가게 된다.

날짜는 TODAY() 를 사용해서 금일 날짜로 하였으나 이는 필요하면 바꾸면 된다.
B6 의 상대거래처 상호는 견적서의 거래처명 견적서!B4 를 불러왔으며
셀서식의 표시형식을 역시 @"님 귀하" 로 하여 뒤에 "님 귀하" 가 붙도록 하였다.

다음 금액은 거래명세서 관리 각 품목의 금액의 합계인 I24 와 세액의 합계인 O24의 합계로 하였다.
이 금액을 견적서의 합계금액으로 하여서는 안된다.
그 이유는 세액 별도의 경우에는 견적서의 합계금액 * 1.1 로 10%의 부가세가 더해져야 하기 때문이다.

다음 품목들 입력 라인은 그냥 견적서의 품목분류(본체, 모니터, 키보드, 마우스) 와 각 모델명을 &로 연결 시켰다.
18행 부터는 견적서의 19행 부터의 내용을 차례로 불러오도록 하였다.
각 품목의 수량 단가도 견적서의 내용을 그대로 불러 오도록 하였다.

다음 금액을 보자. I14 셀이다

=IF( 견적서!$C$31=1 , INT( 견적서!G9/1.1 ) , 견적서!G9 )

견적서 시트의 C31 의 값이 1이면 즉 견적서 하단의 " 세액포함 " 옵션단추가 선택되어 있으면
금액은 견적 금액 / 1.1 이 된다는 뜻이고 아니면 그냥 견적서의 금액이 금액으로 된다는 것이다.

여기서 견적금액/1.1 앞에 INT() 함수를 써서 정수로 변환시켰다.
이렇게 하지 않으면 형식에는 소숫점이 나타나지 않아 정수로 보이지만 소숫점이 포함된 실수가 되어
세금계산서 출력시 금액 세액 출력에 문제가 발생된다.

다음 세액을 보자 O14 셀이다.

=IF( 견적서!$C$31=1 , 견적서!G9-I14 , I14*0.1 )

마찬가지로 견적서 시트의 C31 의 값이 1이면 즉 견적서 하단의 ' 세액포함 " 옵션단추가 선택되어 있으면
금액 + 세액 = 견적금액 이 되어야 하므로 세액견적금액 - 금액 이 되어야 한다.
그래야 견적금액의 끝자리까지 딱 맞아 떨어지게 된다.

반면 " 세액별도 " 의 경우라면 세액은 공급가액의 10% 이므로 세액금액 * 0.1 해주면 된다.

이렇게 각 품목의 금액과 세액이 계산되면 밑의 합계금액은 위 각 라인의 금액과 세액의 합으로 계산하고
이 금액과 세액의 합계금액의 합이 B10 셀의 금액으로 계산되게 되어 진다.


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